Se podría decir, en pocas palabras, que un acta administrativa es una “tarjeta amarilla” antes de una despido.
En países europeos un acta administrativa es directamente una sanción disciplinaria que pone al trabajador sobre aviso acerca de su próximo despido en caso de no mejorar su trabajo o actitud.
En Latinoamérica se puede tener más de una, dependiendo el nivel de gravedad de cada una.
Un acta administrativa documenta una mala práctica realizada por el empleado (ya sea menor o grave).
En ocasiones, las actas sirven para que el empleador justifique la rescisión en caso de denuncias por despido injustificado.
Las sanciones que pueden establecerse en un acta administrativa son:
- Suspensión de actividades (no más de 8 días)
- Descuentos en salario (anticipos, extravíos o daños)
- Despido definitivo (¡no olvides qué la LFT prohíbe la aplicación de multas al trabajador!).
Una empresa tiene 30 días para hacer válida un acta administrativa como motivo de despido.
Durante un juicio laboral, estas actas son ratificadas para que las autoridades tomen por válidos los hechos descritos en el documento elaborado por el empleador.
Las actas de administrativas son un factor decisivo al momento de la rescisión de un empleado con antigüedad superior a los 20 años, ya que el tiempo laborado respalda al trabajador y convierte al delito denunciado en un “asunto subjetivo”. La Juntas dan mayor peso al perfil del empleado; por esa razón, la causal del acta debe ser altamente “grave” y estipulado en el Artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo (LFT).
Estos textos deben estar fundamentados en el Reglamento Interior de Trabajo (RIT), aprobado por la Junta de Conciliación y Arbitraje (Ojo, sin RIT aprobado, toda acta pierde validez). De acuerdo con el Artículo 423 de la Ley Federal de Trabajo, algunas faltas del RIT que ameritan sanción son:
- Temporales: incumplimiento con las horas de entrada, salida y periodos de comida.
- Anomalías en la ejecución de protocolos de seguridad o primeros auxilios (para el personal de RRHH y brigadistas)
- Inasistencia sin permiso ni licencia.
- Y en general, la violación a cualquier norma fijada por la empresa (como reglas de outfit, no comer en el espacio de trabajo, mal uso de sanitarios, manejo de los recursos, medidas sanitarias y muchas más)
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Las normas de estos protocolos de amonestación son dictados por la empresa. El levantamiento de un acta puede ser después de la incidencia constante de la falta (por ejemplo, después de tres retardos) o como primera y única advertencia antes del despido. Todos los términos y condiciones deben estar previamente estipulados en el RIT.
¿Cuántas actas administrativas me pueden levantar por ley?
En realidad, las reglas para levantar amonestaciones a un empleado son resultado de las normas internas de cada organización (si el RIT lo permite, puedes tener toda una colección de actas sin ser despedido).
El número de sanciones y strikes que tiene permitidos un empleado es decisión de cada empresa (y con fundamento en la Ley). Por tal razón, es importante revisar las condiciones del RIT antes de firmarlo durante la contratación.
Antes de ser levantada un acta administrativa, el empleado está en su derecho de explicar lo sucedido y los departamentos de RRHH deben ser permisivos respecto a la condiciones adversas del empleado. Es indispensable que en el formato se indique lo siguiente:
- Fecha y hora del levantamiento del acta
- Nombre de la empresa y razón social
- Nombre y puesto de todos los involucrados
- Descripción de la falta
- Declaraciones de los testigos y empleado sancionado.
- Firmas del trabajador amonestado, empleador, personal administrativo y testigos.
Para que una acta sea válida, debe contar con testigos que certifiquen el hecho registrado y constatar que se dieron varias oportunidades (strikes) al empleado para corregir la falta. Algunas empresas jóvenes han prescindido del uso de actas por considerarse mensajes agresivos contra el trabajador. En su lugar, se implementa una constante retroalimentación con el colaborador para conocer los motivos de su actitud y establecer acuerdos.
[Ejemplo de Acta]
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¿Te han levantado un acta administrativa en algún trabajo? ¿Cuál fue la sanción?