Si escribimos la palabra “office” en el buscador de vacantes de OCCMundial, encontraremos más de 12 000 ofertas de empleo que solicitan el manejo de esta suite informática. La cifra puede ser mayor: de acuerdo con Forrester® –firma de investigación estadounidense– alrededor del 85 % de las empresas utiliza alguna aplicación o programa de Microsoft Office.
¿Quién de los aquí presentes no lo usa en determinado momento de escuela o trabajo? (Si alguien no lo ha hecho, sería interesante que nos contara qué softwares alternos emplea y por qué tomó esa decisión.)
Dominar la paquetería “básica” –Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, etc.– está considerada como 1 de las 10 habilidades tecnológicas esenciales que las compañías buscan en los candidatos. No es ningún hilo negro, para ciertas generaciones parecerá de lo más obvio.
Sin embargo, y aun utilizándolo por muchos años, ¿seremos expertos en Office? Parafraseando un poco al escritor Aldous Huxley, seguramente habrá algo por mejorar de ti en uno u otro programa.
Índices automáticos, acciones redundantes con un solo clic y no más archivos perdidos en Word
Crear índices automáticamente
Después de redactar un largo escrito, aún falta el índice del texto. Ya no será necesario ir página por página revisando –y anotando en otra parte– la ubicación de cada título y subtítulo. Ahorra tiempo de esta manera:
Macros
¿Tareas rutinarias, complejas y sin ningún cambio sustancial? Acelera tus labores con esta función:
Recuperar archivos perdidos
Cada vez se venden menos computadoras de escritorio, sí, pero todavía es amplio el número de personas que trabajamos en ellas. Y que se vaya la energía eléctrica puede provocar un verdadero coraje. Para evitarlo, mejor prevé:
(Por si las dudas, pulsa Ctrl+G cada que te acuerdes.)
Para este y en general para todos los programas, utilizar los “comandos” ahorra tiempo y nos libra de tanto clic, clic, clic.
Imágenes sin fondo y presentaciones más que ejecutivas con PowerPoint
Quitar el fondo de una imagen
En ocasiones sólo necesitamos a la persona de la fotografía, no a todo el paisaje. El resultado no es el mismo que con un programa profesional de diseño; pero será provechoso para una diapositiva urgente. También es posible hacerlo en Word.
Presentaciones con animación asombrosa
Hasta hace 5 años se estimaba que diariamente se elaboraban alrededor de 30 millones de presentaciones en PowerPoint.
Hoy en día, tal vez la cifra se haya reducido por las nuevas plataformas creadas; no obstante, estos ejemplos de animaciones te darán una perspectiva distinta para lograr un buen trabajo con la información que presentarás en clase o junta ejecutiva:
Practica estos efectos con el siguiente video:
¿Necesitas ideas?
Es hora de terminar con las torturas de Power Point: cómo hacer una buena presentación pic.twitter.com/LKQQyl3mxD
— pictoline (@pictoline) 26 de enero de 2016
Funciones, gráficas con cambios de color dependiendo los resultados y otros usos de Excel
Fórmulas para organizar información
Suenan complicadas: utilizar condicionantes, signos (= + > 😉 y valores no es algo que practiquemos cotidianamente una parte del sector laboral. Sin embargo, la efectividad de las funciones es bastante:
Gráficas con distintos colores para resultados positivos o negativos
En ocasiones, por citar un ejemplo, se necesita mostrar en una gráfica cuándo sí se cumplió un objetivo y cuándo no. Una manera fácil de hacerlo es cambiando las tonalidades, dependiendo la información:
Usos alternos para Excel
¿Obras de arte, mapas interactivos, listas de personas non gratas? La creatividad también se explaya por los libros y celdas de estas hojas electrónicas.
Por supuesto que Word, PowerPoint y Excel no son los únicos programas de esta paquetería y que hay varias destrezas para sacarle el mayor provecho. ¿Buscas algo más profesional? Te puedes certificar como Especialista de Microsoft Office y sumarle un plus a tu CV.
Tu retroalimentación es de suma importancia,
¿cómo utilizas estos programas mejorando tu productividad?