¿Te ha pasado que sales de una reunión de varias horas pensando que ha sido una pérdida de tiempo? ¡No eres el único!
De acuerdo con un estudio realizado en Reino Unido, un trabajador promedio invierte alrededor de 16 horas en juntas de trabajo cada semana, es decir unas 800 horas al año.
Para muchos empleados, las juntas laborales no son agradables ni productivas, restan tiempo para atender pendientes de alta prioridad y en ocasiones no aportan gran cosa a la dinámica de trabajo.
¿Por qué hacer juntas de trabajo?
La intención de una reunión laboral no es perder tiempo o aburrir a los asistentes.
Las empresas convocan a la gente para establecer acuerdos, encontrar soluciones, compartir ideas y resolver problemas, la gran pregunta es ¿estamos logrando el objetivo? La mayoría de los empleados coinciden en que NO.
Una encuesta realizada en el portal Salary.com reveló que el 47% de los trabajadores piensan que las juntas representan la pérdida de tiempo número uno en la oficina.
El tiempo es dinero
¿Piensas que una reunión de trabajo de una hora no impacta realmente la operación de tu negocio? haz la siguiente reflexión: Una reunión de 1 hora a la que asisten 10 personas, se convierte en realidad en 10 horas de tiempo útil invertidas en tu junta: una hora por cada uno de tus colaboradores.
Ahora multiplica ese tiempo por el número de reuniones que tienes a la semana, al mes y al año. Si las juntas no son productivas estás perdiendo tiempo, productividad y claro, DINERO.
Optimiza tus reuniones de trabajo
Para muchos, las reuniones de trabajo aniquilan la productividad, sin embargo, hay una necesidad genuina y válida para hacerlas.
La interacción es fundamental, pero es necesario definir un objetivo claro y generar un plan de acción, te compartimos las recomendaciones de OCCMundial para sacar el mayor provecho de tus juntas laborales.
Reglas básicas para reuniones de trabajo efectivas:
1. Las reuniones deben enfocarse a tomar decisiones o resolver problemas en conjunto. Si es para dar un anuncio o compartir información mejor usa el correo electrónico.
2. Ve preparado para maximizar el tiempo, no alargues la reunión una hora si el asunto puede ser resuelto en 30 minutos o aún mejor, en 15.
3. Inicia siempre a tiempo. No fomentes la impuntualidad.
4. Prepara al staff para ser breves, inicia con algo como “Sé que todos tenemos mucho que hacer, así que tratemos de terminar esto en 30 minutos”.
5. Evita realizar juntas al final de la jornada laboral, ningún empleado se sentirá cómodo si dispones de su tiempo personal.
6. Convoca solo a las personas indispensables, una reunión con pocos participantes da mejores resultados.
7. Es válido iniciar una reunión con una breve charla casual entre los asistentes, eso ayudará a tener una mejor disposición y bajar el estrés, pero no permitas que dure demasiado.
8. Incluye una agenda en la invitación. Define cuál es el tema, el objetivo y actividades.
9. Acelera tu reunión planteando con anterioridad una pregunta clave para cada asistente. Pídeles que preparen su respuesta para el momento de la junta.
10. Si tú eres quien dirige la reunión, evita revisar tu mail o atender tu teléfono durante la sesión. De lo contrario el resto del equipo también lo hará.
11. Ningún asistente debe atender otros asuntos mientras se encuentra en la reunión, si tiene otra actividad de alta prioridad, lo ideal es que se retire.
12. Prueba el stand-up meeting, estando todos de pie se obligan a una dinámica más breve y se eliminan distracciones.
13. Interrumpe a quienes repiten un punto que alguien ya tocó, evita pérdida de tiempo.
14. Frena cortésmente a quien esté tomando mucho tiempo para hablar y anima a quienes permanecen en silencio a participar más.
15. Tras la reunión, cada asistente debe tener claro los pasos a seguir, pídele a alguien que documente los acuerdos en una breve minuta, incluyendo tareas específicas y fecha de entrega.
16. Una junta de más de una hora sin un breve receso es inhumano.