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¿Cómo utilizar la tecnología en la oficina inteligentemente?

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La tecnología en la oficina permite que desempeñemos nuestro trabajo con más rapidez y eficiencia, por ello es importante tener mejores prácticas respecto al uso de internet, equipos de cómputo y móviles.

Te presentamos 9 recomendaciones para optimizar el uso de la tecnología en la oficina.

Las últimas décadas han traído grandes cambios en los procesos de comunicación a nivel global, simplificando procesos y brindando acceso inmediato a la información. Los equipos de cómputo, el internet, y más recientemente los dispositivos móviles han permitido la transformación en muchos campos laborales. En pocas palabras: en las oficinas ya no se trabaja igual que hace 10 años.

En general, las herramientas de tecnología en la oficina que las empresas brindan a sus empleados dependen mucho del giro de la compañía y por supuesto del trabajo que se desempeñe, sin embargo, todavía existen casos en que los colaboradores no reciben ninguna de las herramientas tecnológicas por parte de su empresa.


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¿Qué pasa con las Redes Sociales?

A nivel organizacional muchas empresas debaten sobre lo positivo y lo negativo del acceso libre a internet en la oficina. Un tema destacado es el uso de las redes sociales durante horas de trabajo.

En cuanto a la conveniencia de utilizar redes sociales en la oficina, en 2012 la consultora global AT Kearney dio a conocer el resultado de un estudio que indica que permitir el uso de redes sociales a los empleados los mantiene más felices, ¿la razón?, las redes sociales pueden ser un distractor que permite a los trabajadores descansar de la rutina e incluso rendir mejor.

Sin embargo, otro estudio publicado en la revista Psychological Science afirma que las redes sociales son más adictivas que el tabaco y el alcohol. Debido a su fácil acceso, es muy común que la gente se sienta muy tentada a revisar el estatus de sus redes a todas horas.

Las redes sociales son populares y tienen cada vez más usuarios, y el número de personas que utiliza telefonía inteligente y tiene acceso a Internet desde sus dispositivos móviles va en aumento, de modo que es un tema discutible y que tiene diferentes impactos dependiendo del campo laboral desde el cuál se opine.


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Usa la tecnología a tu favor

1) Cuida tu equipo. Para muchos empleados la computadora o laptop es su principal herramienta de trabajo, por ello es importante esforzarse por darle el mejor uso.

2) Optimiza tu correo electrónico. Muchos administradores de correo electrónico tienen opciones para archivar automáticamente el correo que recibes, ahorra tiempo buscando los mails importantes aplicando una configuración a tu medida.

3) Menos aplicaciones, mejor desempeño. Tener varias aplicaciones funcionando al mismo tiempo en sus computadoras puede ser la causa de un funcionamiento lento. Enfócate en una actividad a la vez.

4) Tira la basura. ¿Tienes documentos, imágenes, etc. que ya no sirven? Haz una carpeta con estos archivos y comprímela, ahorrarás espacio en la memoria de tu computadora y ¡funcionará más rápido!

5) Pregúntale a Sistemas. Si tienes dudas sobre instalar un programa o tu equipo está fallando, el encargado de Sistemas es la persona correcta a quién acudir. Recuerda que el equipo no es tuyo, y aunque te creas “experto en informática”, un equipo de oficina no siempre es igual a uno doméstico. Pregunta primero.

6) Protege los dispositivos móviles. Los dispositivos móviles son costosos y algunos requieren cuidados específicos, como evitar la exposición al sol o sumergirlos en agua. Evita que la empresa te los cobre y protégelos.

7) Restringe el uso personal. Si tienes libre acceso a internet en la oficina es necesario que te autorregules sobre su uso para cuestiones personales, especialmente si atrasa tus actividades o te distrae demasiado.

8) Ahórrate los comentarios negativos. Un mensaje negativo sobre tu jefe en redes sociales puede llegar a él si no conoces bien los términos de uso de la plataforma. En las redes sociales más populares, como Facebook y Twitter es posible restringir tu información y mantenerla en privado, hazlo y evita problemas o mejor, no hagas comentarios sobre trabajo en redes sociales.

9) Protege la confidencialidad. Dentro de las empresas muchos empleados tienen acceso a información confidencial o reservada, y las empresas suelen comunicar a los trabajadores las normas que existen sobre compartir datos, cifras y otra información. Mucha de ella se encuentra en nuestros equipos de cómputo, ¡protégela!. Respecto a redes sociales abstente de publicar información confidencial, nuevamente repetimos que las redes sociales no son privadas y que un acto indiscreto en la red puede colarse y causar problemas.

¿Tú qué opinas del uso que le damos a la tecnología en la oficina?