La administración de una oficina requiere de pequeños gastos diarios que se deben manejar mediante una caja chica.

Una caja chica es un método de administración contable que permite tener a la mano una suma de dinero determinada para realizar y controlar gastos en efectivo, por ley, menores a los dos mil pesos.

Como parte de una administración eficiente, es indispensable que se asienten cuidadosamente los gastos cotidianos realizados, los cuales luego pueden ser agrupados en un solo rubro en los libros contables de la empresa sin necesidad de detallarlos minuciosamente.

¿Por qué es importante usarla?

La organización mexicana Pymempresario, integrada por profesionales de las áreas administrativas, financieras y de apoyo a pequeñas empresas, señala en su sitio web que el uso eficiente de la caja chica permite:

  • Disponer de pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata
  • Enfrentar gastos imprevistos del negocio
  • Comprobar y justificar el manejo de efectivo
  • Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya dispuesto
  • Confiar el control de estos desembolsos a una persona de confianza y con conocimiento del manejo contable y administrativo de la empresa

¿Qué se puede pagar?

Entre los pagos que se pueden hacer con este monto en efectivo están:

  • Papelería, consumibles y artículos de oficina
  • Utensilios y productos de limpieza
  • Pasajes y transporte público
  • Combustible, peajes y tarifas de estacionamiento
  • Materiales y mano de obra de reparaciones menores
  • Suministros cotidianos, como agua purificada y café

¿Cómo llevar una caja chica?

Lo primero es designar a una persona honesta como responsable, y después asignar una cantidad que corresponda con los movimientos de dinero cotidianos.

El óptimo manejo de caja chica requiere pedir siempre un recibo y anotar todas las cantidades entregadas y el concepto del pago, sin importar lo pequeño que sea el monto.

El registro de caja chica se elabora diariamente y debe asentar la fecha, el nombre del responsable, la cantidad inicial y el monto total gastado, y luego una lista en que se incluya el número de la factura o recibo que respalda cada gasto, su concepto y la cantidad pagada.

El control de caja chica es más eficiente cuando se hace uso de vales de viáticos como Ticket Empresarial®, de Edenred, que facilitan el registro y justificación de los desembolsos.

Para un manejo eficiente de la caja chica, recuerda siempre que se debe usar solo para hacer frente pequeños gastos necesarios e indispensables en la empresa y que su cuidadoso control evitará que se convierta en una fuga de capital que puede perjudicar a la rentabilidad de la organización.

Autor: OCCMundial

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3 opiniones para “Cómo manejar una caja chica (tip de administración)”

  1. Tengo una duda, de mi nomina me deducen $450 pesos semanales por caja chica, y me proporcionan $700 pesos cada 4 meses para caja chica, esto es legal?

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