Asistente Ejecutiva de Dirección General
?Resumen del Puesto:
La Asistente Ejecutiva de Dirección General es responsable de proporcionar apoyo administrativo, organizativo y logístico al Director General o a la alta dirección de la empresa. Su función principal es garantizar que las actividades diarias de la oficina se desarrollen de manera fluida, gestionando agendas, organizando reuniones, manejando comunicaciones y actuando como enlace entre el Director General y otras áreas de la empresa.
Requisitos del Puesto:
- Formación Académica: Licenciatura en Administración de Empresas, Relaciones Públicas, o áreas afines (deseable). TITULO DE LICENCIATURA
- Certificaciones o estudios en gestión ejecutiva, administración o relaciones públicas son valorados.
- Experiencia: Mínimo 3 a 5 años de experiencia como asistente ejecutiva o en un puesto similar brindando soporte a altos directivos.
- Experiencia en la coordinación de agendas, viajes, manejo de comunicaciones y organización de eventos.
- Conocimientos administrativos en general
Principales Responsabilidades:
Gestión de agenda y calendario:
- Coordinar y gestionar el calendario del Director General, incluyendo reuniones, viajes y compromisos personales relacionados con la empresa.
- Recordar al Director sobre citas importantes y plazos críticos.
Coordinación de reuniones:
- Organizar reuniones internas y externas, incluyendo la preparación de la documentación, logística, y asegurarse de que todo esté listo para las sesiones.
- Redactar y distribuir actas de las reuniones cuando sea necesario.
Manejo de comunicaciones:
- Filtrar y gestionar correos electrónicos, correspondencia y llamadas telefónicas dirigidas al Director General.
- Responder o dirigir las comunicaciones a las personas adecuadas según corresponda.
Organización de viajes:
- Planificar y coordinar los itinerarios de viaje, incluyendo la reserva de vuelos, hoteles, transporte y la organización de visas cuando sea necesario.
- Preparar agendas de viaje y asegurar la disponibilidad de los documentos relevantes.
Preparación de informes y presentaciones:
- Recopilar información y datos para la preparación de informes, presentaciones y otros documentos necesarios para la toma de decisiones del Director General.
- Revisar y editar documentos para asegurar que cumplan con los estándares de calidad.
Atención de visitantes y eventos:
- Actuar como punto de contacto para los visitantes importantes, garantizando una experiencia profesional y organizada.
- Colaborar en la planificación y coordinación de eventos corporativos o reuniones estratégicas.
Manejo de información confidencial:
- Manejar información sensible y confidencial con total discreción y profesionalismo.
- Garantizar la seguridad de los documentos importantes y la confidencialidad de la información corporativa.
Soporte en proyectos especiales:
- Ayudar en la gestión de proyectos específicos asignados por el Director General, actuando como un punto de coordinación y seguimiento.
- Realizar investigaciones puntuales y preparar resúmenes o recomendaciones.
Control de gastos y reembolsos:
- Realizar el seguimiento y control de los gastos del Director General, gestionando los reportes de gastos y reembolsos correspondientes.