ASISTENCIA ESTRATÉGICA DE DIRECCIÓN

OBJETIVO:   Brindar apoyo estratégico a la titular del área, actuando como enlace entre ella y los distintos actores internos y externos. Garantizando gestión eficiente de la agenda ejecutiva e institucional, coordinar oportunamente asuntos prioritarios, dar seguimiento puntual a tareas clave, así como redactar documentos institucionales que respalden la comunicación y gestión organizacional.

Esta posición está orientada a colaborar con un cliente estratégico enfocado en la planeación estratégica y el análisis de políticas públicas. Por ello, se busca un perfil con alto nivel de análisis, habilidades sólidas de comunicación institucional y una comprensión profunda del entorno gubernamental y social.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Funciones de asistencia: 

?  Canalizar prioritariamente los asuntos urgentes y sensibles.

?  Mantener enlace con las diversas partes interesadas dando seguimiento a compromisos pactados: por ejemplo, envío de documentos, atención de juntas, firmas, etc.

?  Asegurar la organización de llamadas, videoconferencias, actividades, juntas y eventos.

?  Registrar y canalizar llamadas entrantes, salientes y dar seguimiento.

?  Otras similares.

Funciones de manejo de agenda

?  Gestionar agenda del Titular.

?  Gestionar agenda y calendario Institucional, mediante consulta y enlace con todas las partes internas y/o externas.

Funciones de redacción

?  Recabar información, integrarla y generar oficios y minutas.

?  Elaborar reportes y presentaciones.

?  Hacer investigación documental para la redacción de documentos, líneas discursivas, notas técnicas u otros documentos según las especificaciones del Titular.

?  Asegurar el resguardo de información generada en el área en el repositorio Institucional.

Funciones de logística de eventos:

?  Determinar procesos y criterios relacionados a la logística y ejecución de eventos.

?  Colaborar con los anfitriones para definir los objetivos, presupuesto y cronograma del evento.

?  Elaborar un listado detallado con todas las tareas previas, durante y después de los eventos asegurando la asignación de responsables.

?  Gestionar la reservación de salas, convocatorias, listas de asistencia, disposición de asientos, documentación de respaldo.

?  Identificar, negociar y supervisar proveedores para los eventos, asegurando su rendimiento y calidad.

?  Gestionar la contratación de espacios, mobiliario, equipo de audio o especial, servicio de alimentos y/o bebidas.

?  Supervisar los gastos del evento y asegurarse de que se mantengan dentro del presupuesto establecido, realizando un seguimiento de los pagos a proveedores y gestionando la facturación.

?  Supervisar el montaje e instalación y equipos de sonido, iluminación, audiovisuales, áreas de exposición.

?  Coordinar la recepción y atención de invitados.

?  Asistir a eventos a fin de apoyar al anfitrión en la gestión y registro de asistencia.

?  Mantener comunicación constante para cumplir plazos y expectativas.

?  Realizar una revisión post-evento para evaluar su éxito, obtener comentarios de asistentes y colaboradores, y preparar informes con análisis y recomendaciones para eventos futuros.

?  Gestionar acreditaciones para la Dirección General para asistencia a eventos.

Funciones de Administración de Proyectos:

?  Apoyo a la Coordinación de Administración de Proyectos con las tareas y responsabilidades que correspondan al ejercicio de los recursos y administración.

?  Gestiones para contratación de proveedores y/o servicios. Desde el envío de RFQs, hasta: 1) realizar comparativa de oferentes con sus cotizaciones, 2) preparar declaración de ganador, 3) realizar orden de compra, 4) conseguir las firmas que procedan, 5) recolectar facturas de proveedores y realizar su solicitud de pago con autorización del administrador del proyecto, 6) contacto con Tesorería para envío de documentos originales y firmados, etc.

Condiciones:

?  Tiempo completo.

?  Modalidad presencial.

?  Disponibilidad para viajar eventualmente.

PERFIL

Formación Académica:

?  Indispensable Título de Licenciatura en Ciencia Política, Relaciones Internacionales, Administración Pública, Economía, Estudios de Gobierno o Políticas Públicas.

?  Deseable cuente con estudios de Maestría en áreas afines.

?  Deseable cuente con cursos, diplomados o certificaciones en materia de administración, planeación estratégica, gestión de proyectos, políticas públicas o afines.

?  Deseable inglés avanzado.

Experiencia

?  De 2 a 3 años de experiencia deseable en actividades afines.

?  Excelente capacidad de procesamiento de información y redacción clara y estructurada.

?  Entendimiento de temas de políticas públicas y planeación estratégica gubernamental.

?  Habilidades de gestión del tiempo y priorización de tareas.

?  Organización y atención al detalle.

?  Proactividad y disposición para aprender.

?  Habilidad para trabajar en equipo y comunicarse efectivamente.

?  Discreción y manejo de información confidencial.

?  Excelente manejo de paquetería Office.

?  Excelente manejo de herramientas de G Suite (Google Docs, Sheets, Slides, Drive, etc.)

?  Disponibilidad para moverse dentro de la ciudad, de acuerdo con las necesidades de las actividades institucionales.

APTITUDES

§ Determinación.

§ Honestidad

§ Integridad.

§ Proactividad.

§ Gestión del tiempo.

§ Determinación y compromiso para el logro de objetivos de la organización.

HABILIDADES

§ Comunicación asertiva.

§ Excelente capacidad de procesamiento de información y redacción.

§ Colaboración con equipos de alto desempeño.

§ Reconocer necesidades en diferentes grupos de interés.

COMPETENCIAS

§ Organización

§ Iniciativa.

§ Comunicación.

§ Enfoque a resultados.

§ Trabajo en equipo.

§ Respeto las normas.

§ Seguimiento y control.