Título del Puesto: Asistente administrativo.

Escolaridad: Licenciatura en Administración

Disponibilidad de horario: Jornada completa de 9:00 a 19:00 hrs

Jornada Laboral: Oficinas Jilotzingo (AT-AT).

Idioma: Inglés Básico

Experiencia Técnica: 3 años en puesto similar. Y conocimiento de SAP (módulo de pagos), Manejo de Paquetería Office 365, Manejo intermedio de Excel, Planeación.

Objetivo del Puesto: Asegurar y mantener en excelentes condiciones de operación e imagen las oficinas operativas mediante la correcta administración de los diversos servicios en materia de mantenimiento, mensajería, limpieza, despensa, cafetería y equipo de oficina hacia los usuarios finales.

Realizar de manera oportuna y eficaz los servicios que requiera el área de Servicios Generales. Tramite, seguimiento de pagos y atención a proveedores, supervisión del cumplimiento de normativas internas, tarjetas de estacionamiento, credencialización, reproducción de documentos y elaboración de reportes administrativos.

Funciones:

Servicio de recepción: Realizar las operaciones de recepción y apoyo a la gestión administrativa en oficinas derivadas de las relaciones con clientes internos o externos. Recibir llamadas, brindar información a clientes externos, llevar registro de llamadas y registro de visitas.

Atención a colaboradores: Deberá asistir a las oficinas de lunes a viernes para brindar atención al personal interno y externo en todos sus requerimientos de información además de brindar apoyo en actividades administrativas encomendadas para el logro y consecución de los objetivos de Aleatica.

Atención a colaboradores de nuevos ingresos: Asegurar cumplir con la entrega de las herramientas de trabajo de los colaboradores de nuevo ingreso:

•               Impresión, configuración y entrega de credenciales operativas y administrativas de Aleatica y sus unidades de negocio, siempre alineado a los procesos internos.

•               Entrega de tarjeta de estacionamiento de Aleatica y sus unidades de negocio, siempre alineado a los procesos internos (correcta administración).

•               Asignación de lugar administrativo dentro de las oficinas corporativas (correcta administración).

Insumos: Administrar y garantizar los suministros de despensa, papelería, limpieza e insumos sanitarios para los servicios de oficina por medio de requisiciones de SAP.

Coordinación de servicios: Asegurar la correcta administración de los programas de mantenimiento preventivo y correctivos de los distintos proveedores externos que brindan servicios como son: mantenimiento general de oficinas, instalaciones eléctricas, aire acondicionado, instalaciones sanitarias, instalaciones hidráulicas, limpieza y jardinería.

Pago a proveedores: Dar atención a las solicitudes de pago a proveedores que sean realizadas por clientes internos. Generar solicitudes de pedido en SAP (SOLPED), dar seguimiento a órdenes de compra en SAP (OC), dar entrada de mercancía en SAP (MIGO), seguimiento con las áreas responsables de tramitar y emitir los pagos, siempre asegurando cumplir con los procesos y normativas internas.

Atención a proveedores: Dar retroalimentación efectiva a proveedores externos sobre el estatus de sus pagos y posibles incidencias y complementos de pago.

Reportes administrativos: Responsable de llevar el control y administración de las bases de datos de pago a proveedores, presupuesto del área de servicios generales y desviaciones, conciliación de pagos v/s presupuesto autorizado, ocupación de tarjetas de estacionamiento, estatus de homologación de proveedores y próximos vencimientos, etc.

Responsabilidades:

•Esta posición no tiene facultad de autorización.

•Responsable del manejo adecuado de la documentación tanto interna como externa.

Entregables:

• Reporte mensual de los SLA´s del área de servicios generales (credencialización, administración de lugares, control de visitas, control de pagos, reportes de mantenimiento, consumo de productos, etc.)

•Conciliación de pagos efectuados a proveedores v/s presupuesto autorizado

•Control presupuestal del área de servicios generales

Ofrecemos: Sueldo base, prestaciones superiores de Ley: Fondo de Ahorro, Vales de Despensa, Seguro de Vida, Seguro de Gastos Médicos Mayores, Seguro de Vida.