En Vitalhealth global estamos buscando a un responsable de realizar tareas administrativas y de oficina para el/los personal(es) del Departamento de Eventos. Puede escribir cartas, informes y otros materiales en equipos de oficina automatizados. Filtrar llamadas y tomar mensajes. Programar eventos y reuniones con planificadores de viajes. Ayuda en la planificación de viajes. Puede servir como fuente de información para alojamiento, exposiciones y reservas de salas. Puede coordinar proyectos especiales y actividades departamentales. Puede ser el contacto principal para las comunicaciones y procesos interdepartamentales. Se debe mantener un gran énfasis en los procesos, las habilidades organizativas y las habilidades contables y de conciliación.

Aplica las habilidades laborales y las políticas y procedimientos de la empresa para completar diversas tareas. Trabaja en tareas rutinarias que requieren la capacidad de reconocer desviaciones de las prácticas aceptadas.

• Responsable de organizar el alojamiento en hoteles y de dar seguimiento a los horarios de las aerolíneas, los contratos, la productividad y los costos, según sea necesario.

• Asigna, concilia, rastrea y acumula los gastos relacionados con eventos, incentivos y otras funciones contables.

• Procesa y codifica todos los gastos de los eventos, obtiene las aprobaciones correspondientes y envía las facturas para su pago.

• Prepara informes de gastos para los ejecutivos según se le asigne.

• Asiste al gerente de eventos especiales y gestiona el reconocimiento antes, durante y después de los eventos.

• Mantiene archivos de los asuntos en curso y realiza el seguimiento para garantizar que se completen las acciones.

• Proporciona información a empleados y gerentes sobre asuntos relacionados con eventos especiales.

• Proporciona información a empleados y gerentes sobre los procesos de planificación.

• Puede actuar como fuente de información sobre políticas y procedimientos de viajes/eventos.

• Procesa reembolsos y pagos de inscripciones a eventos a través del sistema de registro de CVENT.

• Ayuda a responder consultas relacionadas con eventos a través de los correos electrónicos del departamento de eventos.

• Recopila paquetes de eventos y los distribuye a los asistentes según las instrucciones del gerente de eventos.