Taller de fabricación de textil busca candidata para desempeñar el puesto de Auxiliar Administrativo, siendo una pieza fundamental en el funcionamiento eficiente de la empresa.

Entre sus responsabilidades destacan:

• Gestión documental: El Auxiliar Administrativo es responsable de organizar, archivar y mantener actualizados todos los documentos tanto en formato físico como digital. Esta tarea incluye la creación y actualización de bases de datos, la clasificación de información y la implementación de sistemas de archivo que permitan un acceso rápido y seguro a la información.

Frecuencia: Diaria

Importancia: Muy Alta

• Atención telefónica y correos electrónicos: Esta responsabilidad implica la gestión de las comunicaciones entrantes, ya sea mediante llamadas telefónicas o correos electrónicos. Responder de manera oportuna y profesional crea una buena impresión de la empresa y agiliza la resolución de problemas.

Frecuencia: Diaria

Importancia: Alta

• Control de agendas y programación de reuniones: El Auxiliar Administrativo coordina las agendas del personal directivo y organiza reuniones, asegurándose de que no haya solapamientos y que todos los involucrados cuenten con la información necesaria.

Frecuencia: Semanal

Importancia: Alta

• Gestión de suministros: Supervisar y controlar el stock de suministros de oficina es otra responsabilidad clave. Esto implica realizar inventarios periódicos y asegurarse de que los materiales esenciales estén siempre disponibles para evitar interrupciones en el trabajo diario. En una oficina de tamaño mediano, por ejemplo, la falta de papel o cartuchos de impresora puede afectar la productividad de varios equipos, por lo que una gestión eficiente de suministros es fundamental.

Frecuencia: Semanal

Importancia: Media

• Asistencia en la elaboración de informes: El Auxiliar Administrativo proporciona soporte en la recopilación y análisis de datos para la elaboración de informes. Estos informes pueden ser solicitados por diferentes departamentos y son esenciales para la toma de decisiones.

Frecuencia: Mensual

Importancia: Alta

• Coordinación de eventos o reuniones especiales: El Auxiliar Administrativo también puede participar en la organización de eventos corporativos o reuniones especiales. Esto incluye la logística, desde la reserva de espacios hasta la coordinación de catering y equipos audiovisuales.

Frecuencia: Ocasional

Importancia: Media

• Manejo de bases de datos y actualización de registros: El Auxiliar Administrativo es responsable de mantener actualizadas diferentes bases de datos internas, como las de clientes, proveedores o empleados, asegurando que la información esté siempre al día y sea precisa.

Frecuencia: Diaria

Importancia: Muy Alta

• Soporte en la facturación y control de pagos: En empresas más pequeñas o medianas, el Auxiliar Administrativo puede encargarse de tareas ligadas a la facturación y el control de pagos. Esto incluye la emisión de facturas, el seguimiento de cuentas por cobrar y la coordinación con proveedores para asegurar el cumplimiento de plazos de pago, ayudando a mantener la estabilidad financiera de la organización.

Frecuencia: Mensual

Importancia: Alta

• Coordinación de envíos y correspondencia: Una tarea adicional es la gestión de envíos de correspondencia y paquetería, tanto entrante como saliente, asegurando que los documentos importantes lleguen a su destino a tiempo.

Frecuencia: Diaria

Importancia: Media

Requisitos:

• Educación técnica en administración: Esta formación básica proporciona los conocimientos necesarios sobre procesos administrativos y herramientas de oficina, permitiendo al Auxiliar Administrativo gestionar documentación, agendas y comunicaciones con precisión.
• Experiencia previa de 5-10 años en entornos administrativos: La experiencia laboral en un entorno de oficina ayuda a familiarizarse con los flujos de trabajo típicos y las responsabilidades administrativas, lo que es esencial para cumplir con las demandas del puesto de manera eficiente.
• Conocimiento básico de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Outlook): Estas herramientas son indispensables en las tareas diarias de creación de documentos, hojas de cálculo y la gestión de correos electrónicos. La habilidad para utilizarlas garantiza una ejecución rápida y precisa de las tareas asignadas.
• Capacidad para adaptarse a nuevas tecnologías: En muchas organizaciones, se implementan diferentes sistemas de gestión empresarial o plataformas colaborativas. Contar con la disposición y habilidad para aprender estos sistemas es crucial para mantener la eficiencia operativa.

Habilidades Blandas:

• Organización: La capacidad para priorizar tareas, gestionar agendas y manejar grandes volúmenes de información es fundamental. Por ejemplo, organizar eficientemente contratos y archivos digitales permite acceder a la información cuando se necesita, minimizando tiempos de espera.
• Comunicación efectiva: Este rol requiere una comunicación clara y precisa con otros departamentos y con actores externos. Por ejemplo, coordinar reuniones implica asegurarse de que todos los participantes estén informados a tiempo y con la información correcta.
• Atención al detalle: Al procesar documentos importantes como contratos o informes financieros, un pequeño error puede tener un impacto significativo. Esta habilidad asegura que la información sea correcta y que las tareas se completen sin errores, evitando problemas mayores.
• Proactividad: La capacidad para anticiparse a posibles necesidades o problemas es vital. Un ejemplo sería revisar los inventarios de suministros antes de que se agoten, evitando interrupciones en el trabajo diario.

Habilidades Técnicas:

• Manejo de software de gestión documental: Herramientas como Google Drive y SharePoint permiten mantener documentos organizados y accesibles para todos los departamentos. Estas plataformas son utilizadas a diario para garantizar un flujo constante de información.
• Dominio de Excel: El manejo de funciones básicas e intermedias de Excel es crucial para procesar datos, generar informes y organizar información. La creación de gráficos y tablas es una tarea recurrente que facilita la presentación de datos de manera comprensible para los equipos directivos.
• Gestión de correos y agendas en Outlook: Outlook es la herramienta principal para la comunicación interna y la planificación de citas y reuniones. El manejo eficaz de esta herramienta asegura que las agendas estén siempre actualizadas y que las reuniones se coordinen sin contratiempos.
• Sistemas ERP básicos: El conocimiento de sistemas ERP como SAP o similares es útil para registrar inventarios, generar órdenes de compra o gestionar facturación. Aunque no se usa a diario, la familiaridad con estos sistemas es un plus, especialmente en empresas que operan con este tipo de plataformas.
• Herramientas de videoconferencia (Zoom, Microsoft Teams): Estas herramientas son cada vez más comunes en el entorno laboral actual, especialmente en esquemas híbridos. Saber utilizarlas permite coordinar reuniones virtuales de manera efectiva, facilitando la interacción entre equipos remotos.

Condiciones de trabajo:

El Auxiliar Administrativo trabajará en un entorno de oficina ubicada en el taller de producción. El trabajo se realiza principalmente en horario diurno, de lunes a sábado, sin requerimientos de turnos nocturnos, salvo en situaciones excepcionales. En términos de movilidad, no suele ser necesario viajar, ya que las responsabilidades son principalmente internas, centradas en la organización y el soporte administrativo.

Relaciones internas:

El Auxiliar Administrativo interactúa de manera constante con diversos departamentos como Recursos Humanos, Finanzas, y Operaciones, cumpliendo un rol clave en la coordinación de tareas y flujos de información. Estas interacciones suelen ser colaborativas y fundamentales para asegurar que la gestión documental, la programación de reuniones y la distribución de suministros se realicen sin contratiempos.

Relaciones externas:

En ocasiones el Auxiliar Administrativo puede interactuar con proveedores para gestionar la adquisición de suministros o coordinar citas. Este contacto es esporádico pero vital para mantener operaciones fluidas, como asegurar la entrega oportuna de materiales que son esenciales para el funcionamiento diario de la oficina.

¿A quién rinde cuentas? 

El Auxiliar Administrativo normalmente reportará al Gerente Administrativo, en algunos casos a un Consejo de Administración, dependiendo el tipo de tareas y actividades.

Tipo de puesto: Tiempo completo, Por tiempo indeterminado

Sueldo: $10,000.00 - $12,000.00 al mes

Beneficios:

• Opción a contrato indefinido

Tipo de jornada:

• Fines de semana
• Turno de 8 horas

Escolaridad:

• Licenciatura terminada (Deseable)

Experiencia:

• Oficina: 5 años (Deseable)

Idioma:

• Inglés (Deseable)

Lugar de trabajo: Empleo presencial

Fecha límite para postularse: 15/11/2024

Fecha de inicio prevista: 15/11/2024