ASISTENCIA ESTRATÉGICA DE DIRECCIÓN

OBJETIVO: Brindar apoyo estratégico a la titular del área, actuando como enlace entre ella y los distintos actores internos y externos. Garantizando gestión eficiente de la agenda ejecutiva e institucional, coordinar oportunamente asuntos prioritarios, dar seguimiento puntual a tareas clave, así como redactar documentos institucionales que respalden la comunicación y gestión organizacional.

Esta posición está orientada a colaborar con un cliente estratégico enfocado en la planeación estratégica y el análisis de políticas públicas. Por ello, se busca un perfil con alto nivel de análisis, habilidades sólidas de comunicación institucional y una comprensión profunda del entorno gubernamental y social.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Funciones de asistencia: 

• Canalizar prioritariamente los asuntos urgentes y sensibles.
• Mantener enlace con las diversas partes interesadas dando seguimiento a compromisos pactados: por ejemplo, envío de documentos, atención de juntas, firmas, etc.
• Asegurar la organización de llamadas, videoconferencias, actividades, juntas y eventos.
• Registrar y canalizar llamadas entrantes, salientes y dar seguimiento.
• Otras similares.

Funciones de manejo de agenda

• Gestionar agenda del Titular.
• Gestionar agenda y calendario Institucional, mediante consulta y enlace con todas las partes internas y/o externas.

Funciones de redacción

• Recabar información, integrarla y generar oficios y minutas.
• Elaborar reportes y presentaciones.
• Hacer investigación documental para la redacción de documentos, líneas discursivas, notas técnicas u otros documentos según las especificaciones del Titular.
• Asegurar el resguardo de información generada en el área en el repositorio Institucional.

Funciones de logística de eventos:

• Determinar procesos y criterios relacionados a la logística y ejecución de eventos.
• Colaborar con los anfitriones para definir los objetivos, presupuesto y cronograma del evento.
• Elaborar un listado detallado con todas las tareas previas, durante y después de los eventos asegurando la asignación de responsables.
• Gestionar la reservación de salas, convocatorias, listas de asistencia, disposición de asientos, documentación de respaldo.
• Identificar, negociar y supervisar proveedores para los eventos, asegurando su rendimiento y calidad.
• Gestionar la contratación de espacios, mobiliario, equipo de audio o especial, servicio de alimentos y/o bebidas.
• Supervisar los gastos del evento y asegurarse de que se mantengan dentro del presupuesto establecido, realizando un seguimiento de los pagos a proveedores y gestionando la facturación.
• Supervisar el montaje e instalación y equipos de sonido, iluminación, audiovisuales, áreas de exposición.
• Coordinar la recepción y atención de invitados.
• Asistir a eventos a fin de apoyar al anfitrión en la gestión y registro de asistencia.
• Mantener comunicación constante para cumplir plazos y expectativas.
• Realizar una revisión post-evento para evaluar su éxito, obtener comentarios de asistentes y colaboradores, y preparar informes con análisis y recomendaciones para eventos futuros.
• Gestionar acreditaciones para la Dirección General para asistencia a eventos.

Funciones de Administración de Proyectos:

• Apoyo a la Coordinación de Administración de Proyectos con las tareas y responsabilidades que correspondan al ejercicio de los recursos y administración.
• Gestiones para contratación de proveedores y/o servicios. Desde el envío de RFQs, hasta: 1) realizar comparativa de oferentes con sus cotizaciones, 2) preparar declaración de ganador, 3) realizar orden de compra, 4) conseguir las firmas que procedan, 5) recolectar facturas de proveedores y realizar su solicitud de pago con autorización del administrador del proyecto, 6) contacto con Tesorería para envío de documentos originales y firmados, etc.

Condiciones:

• Tiempo completo.
• Modalidad presencial.
• Disponibilidad para viajar eventualmente.

PERFIL

Formación Académica:

• Indispensable Título de Licenciatura en Ciencia Política, Relaciones Internacionales, Administración Pública, Economía, Estudios de Gobierno o Políticas Públicas.
• Deseable cuente con estudios de Maestría en áreas afines.
• Deseable cuente con cursos, diplomados o certificaciones en materia de administración, planeación estratégica, gestión de proyectos, políticas públicas o afines.
• Deseable inglés avanzado.

Experiencia

• De 2 a 3 años de experiencia deseable en actividades afines.
• Excelente capacidad de procesamiento de información y redacción clara y estructurada.
• Entendimiento de temas de políticas públicas y planeación estratégica gubernamental.
• Habilidades de gestión del tiempo y priorización de tareas.
• Organización y atención al detalle.
• Proactividad y disposición para aprender.
• Habilidad para trabajar en equipo y comunicarse efectivamente.
• Discreción y manejo de información confidencial.
• Excelente manejo de paquetería Office.
• Excelente manejo de herramientas de G Suite (Google Docs, Sheets, Slides, Drive, etc.)
• Disponibilidad para moverse dentro de la ciudad, de acuerdo con las necesidades de las actividades institucionales.

APTITUDES

Determinación.

Honestidad

Integridad.

Proactividad.

Gestión del tiempo.

Determinación y compromiso para el logro de objetivos de la organización.

HABILIDADES

Comunicación asertiva.

Excelente capacidad de procesamiento de información y redacción.

Colaboración con equipos de alto desempeño.

Reconocer necesidades en diferentes grupos de interés.

COMPETENCIAS

Organización

Iniciativa.

Comunicación.

Enfoque a resultados.

Trabajo en equipo.

Respeto las normas.

Seguimiento y control.