PERFIL REQUERIDO

• Posición: “Asistente de Servicios Generales"
• Sociedad: Seconmex Administración, S.A. de C.V.
• Educación: Licenciatura en Administración o afines.
• Experiencia: 3 a 5 años en puestos similares.
• Conocimientos & habilidades indispensables: Conocimiento de SAP (módulo de pagos). Manejo de Paquetería Office 365, Manejo intermedio de Excel, Planeación, Integridad, Enfoque a resultados, Cooperación proactiva, Orientación al servicio, Manejo de la tolerancia, Trabajo bajo Presión.
• Lugar de posición: Autopista Amozoc Perote/Caseta Cuapiaxtla.
• Jornada Laboral: Presencial y mixto.

OBJETIVO DEL PUESTO

Realizar de manera oportuna y eficaz los servicios que requiera el área de Centro de Servicios Compartidos. Atención de trámites, seguimiento de pagos y atención a proveedores de P&C; registro de proveedores y solicitudes de contratos de P&C con el área jurídica, supervisión del cumplimiento de normativas internas, administración de salas de juntas, lugares de trabajo para vistas, credencialización, reproducción de documentos, elaboración de reportes administrativos y administración de insumos varios y presupuesto. Asegurar y mantener en excelentes condiciones de operación e imagen los inmuebles de la organización mediante el seguimiento con Operaciones/Conservación, de los diversos servicios en materia de mantenimiento, mensajería, limpieza, despensa, cafetería y equipo de oficina hacia los usuarios finales. Contratación, inducción y capacitación de personal y entrega de kits de bienvenida.

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO.

• Atención general a colaboradores: Deberá asistir a las oficinas de lunes a viernes para brindar atención al personal interno y externo en todos sus requerimientos de información además de brindar apoyo en actividades administrativas encomendadas para el logro y consecución de los objetivos de Aleatica.
• Apoyo en procesos: de Contratación, Inducción, Capacitación y desvinculación en general, al personal y área que lo requiera, alienado a las Normas de la Aleatica.
• Reserva de salas de juntas y lugares de visitas: Apoyo para la reserva de salas de juntas para la unidad. Apoyo de reservas de lugares de trabajo para las unidades de negocio en días no asignados o personal de visita.
• Administración de presupuesto: Gestión presupuestaria asignado al área de Servicios Generales y P&C en las actividades que correspondan.
• Negociación con proveedores: Concursar y negociar con proveedores la adquisición de servicios especializados.
• Compras y cotizaciones: Solicitar cotizaciones con terceras partes de diversos requerimientos como son: cafetería, eventos de fin de año, obsequios varios, sillas de teletrabajo, etc. Asegurar obtener siempre los mejores precios del mercado, realizando cuadros comparativos para la toma de decisiones.
• Tramite de contratos jurídicos: Dar atención a las solicitudes de contratos con el área jurídica derivados de la compra de productos y servicios adquiridos, siempre asegurando cumplir con los procesos internos.
• Registro de proveedores: Dar trámite al registro de proveedores del área de P&C, siempre asegurando cumplir la normativa vigente. Asegurar mantener el padrón de proveedores actualizado y vigente.
• Administración de insumos: Asegurar la correcta administración de insumos de cafetería, manteniendo siempre el stock suficiente para garantizar la continuidad del servicio.
• Pago a proveedores: Dar atención a las solicitudes de pago a proveedores de P&C. Generar solicitudes de pedido en SAP (SOLPED), dar seguimiento a órdenes de compra en SAP (OC), dar entrada de mercancía en SAP (MIGO) de P&C, seguimiento con las áreas responsables de tramitar y emitir los pagos de P&C, siempre asegurando cumplir con los procesos internos.
• Atención a proveedores: Dar retroalimentación efectiva a proveedores externos sobre el estatus de sus pagos y posibles incidencias y complementos de pago.
• Reportes administrativos: Responsable de llevar el control y administración de las bases de datos de pago a proveedores, presupuesto del área de P&C, desviaciones, conciliación de pagos v/s presupuesto autorizado, estatus de homologación de proveedores y próximos vencimientos, etc.
• Eventos especiales: Planificación de fiesta de fin de año, Día de la familia, y cualquier evento de la UN. Asegurar la organización, incluyendo la contratación de proveedores y la logística del día del evento.

COMPETENCIAS

Compromiso, Trabajo en equipo, Comunicación efectiva.

“En Aleatica fomentamos una cultura de pertenencia a través del respeto, la apertura y la flexibilidad donde valoramos decididamente la individualidad y la autenticidad, abrazamos la diversidad, la equidad y la inclusión, para promover un entorno en el que todas las personas se sienten cómodas y valoradas.”