Practicante Administrativo de Operaciones

Resumen del Puesto:

El practicante administrativo de operaciones es responsable de asegurar el funcionamiento eficiente de los procesos administrativos relacionados con la gestión de documentos de seguridad, logística de equipos y herramientas, facturación, y organización de viajes. Además, proporciona soporte en la compra de insumos de oficina y maneja plataformas específicas para el seguimiento de órdenes de trabajo y compra.

Principales Responsabilidades:

Gestión de Documentación HSE:

· Recopilar y preparar documentos relacionados con seguridad, salud y medio ambiente (HSE) para el acceso de empleados y contratistas a las instalaciones de los clientes.

Asegurar el cumplimiento con los requisitos estipulados por los clientes y la empresa.

Recepción y Envío de Equipos:

· Recibir, verificar y asegurar que los equipos, herramientas y refacciones estén en buen estado.

· Preparar pedidos para envío, incluyendo clasificación, embalaje, etiquetado y coordinación con empresas de paquetería.

Facturación de Compras:

· Generar, validar y procesar facturas de compras, asegurando la precisión de la información fiscal.

· Registrar datos en sistemas contables y gestionar pagos conforme a normativas fiscales.

Cierre y Seguimiento de Órdenes de Compra:

· Manejar y controlar órdenes de compra en la plataforma SERVICEMAX.

· Asegurar la correcta entrega de pedidos y resolución de incidencias.

Gestión de Reservaciones y Logística de Viajes:

· Reservaciones de vuelos, hospedaje y transporte.

· Gestionar viáticos y preparar documentos requeridos para cada viaje.

Creación de Órdenes de Trabajo:

· Crear órdenes de trabajo en SMAX según las especificaciones del cliente, serie del equipo y alcance del trabajo.

Apoyo en la Compra de Insumos de Oficina:

· Colaborar en la adquisición de insumos necesarios para el funcionamiento diario de la oficina.

Requisitos:?

· Cursar actualmente la carrera profesional en Administración de Empresas, Logística, o campo relacionado.

· Excelentes habilidades organizativas y de comunicación.

· Capacidad para trabajar de manera independiente y en equipo.

· Atención al detalle y habilidades de resolución de problemas.

· Inglés intermedio - avanzado