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Asistente Administrativo

Información General

Reportando al Gerente de Área, esta posición es primariamente responsable de proveer soporte a los integrantes de la región en lo referente a gestión de presupuestos / materiales y administración de oficinas. El presupuesto será gestionado a través de BPC de SAP y plantillas, realizando un pronóstico a tres años. Se requerirá una revisión detallada del OPEX para ajustar los gastos adecuadamente, así como un seguimiento de los proyectos GPMC del área. La administración de oficinas incluye la gestión de suministros para las oficinas principales y estaciones de campo.

La Asociada trabajará en conjunto con el Gerente de Área, planeador de trabajo y personal de campo para el logro de los objetivos de gasto y la utilización afectiva de los recursos.

Esta posición implicará periodos largos en estaciones de trabajo remotas, exposición a campo a ambientes de construcción y operación. El candidato exitoso será requerido para viajar y pasar periodos temporales fuera de la ubicación asignada.

Responsabilidades y Cualificaciones

• Proporcionar soporte para todas las operaciones del Equipo de Liderazgo en México; especialmente a los miembros del equipo ubicados en la Región Este.
• Brindar apoyo administrativo en general
• En caso de una emergencia, pudiera proveer apoyo administrativo al equipo técnico incluso durante horarios extraordinarios y/o fines de semana de ser necesario.
• Ayudar en la preparación del presupuesto y pronóstico de la región operativa y reportar mensualmente los gastos actuales, varianzas y el balance del presupuesto.
• Coordinar reuniones grupales para la gestión de presupuesto y los planes de gasto capital con visión a tres años.
• Preparar mensualmente informes de gastos de las de los centros de costos asignados y proveer explicación de variaciones con respecto al plan.
• Ayudar en la entrada de datos al sistema de gestión de mantenimiento y al sistema de gestión de calidad en SAP y al sistema de gestión de incidentes en EHSM/ENABLON.
• Gestionar compras de materiales y servicios para las operaciones diarias, incluso durante una posible emergencia manteniendo sentido de urgencia durante el proceso.
• Usar el proceso de contabilidad aprobado para gestionar pagos, codificación de las facturas y diversos gastos.
• Organizar las reservas de viajes / compra de boletos de avión y hoteles.
• Coordinar con los departamentos apropiados el uso de choferes y transporte en helicóptero.
• Administrar calendarios y coordinar la reserva de salas de reuniones.
• Gestionar las necesidades de oficina como compras mensuales, reemplazo de mobiliario, reparaciones y modificaciones generales, etc.
• Realizar traducciones de documentos técnicos y ejecutivos.
• Administrar las diferentes oficinas y estaciones regionales; esto contempla pagos de servicios, utilidades, supervisión de contratistas, gestión de servicios de soporte y mantenimiento.
• Apoyo en administración de la flotilla vehicular regional y proveer soporte a los usuarios para la gestión de mantenimientos y durante siniestros.
• Participar activamente en roles suplementarios según sean asignados.
• Promover constantemente buenas prácticas de trabajo y la cultura de seguridad de la empresa.

Educación y Experiencia

• Licenciatura en administración o afín. Una combinación de preparatoria o estudios técnicos y experiencia laboral podrían ser considerados para el puesto.
• 3 años de experiencia como mínimo dando soporte administrativo, administrando presupuestos, y llevando a cabo el control de gastos.
• Conocimientos en informática, capaz de manejar programas como Excel, Word, Power Point, Outlook, Power BI
• Conocimiento del sistema SAP.
• Fuertes habilidades de organización y atención al detalle y comunicación.
• Capacidad para priorizar tareas y carga de trabajo.
• Capacidad de trabajar bajo presión y de manera independiente.
• Integridad, confiabilidad y discreción.

Dominio del idioma Ingles

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