Objetivo general del puesto

Se trata de un cargo de suma importancia, donde el profesional debe ser responsable y asegurarse de cumplir correctamente sus actividades diarias. Debe ofrecer apoyo administrativo a nivel ejecutivo en la empresa y entre sus principales tareas está gestionar la oficina, organizar viajes, crear informes y responder llamadas, entre otras.

Responsabilidades del puesto

· Atención telefónica a partir de las 8:30 am. Responder llamadas y transferirlas a la persona adecuada.

· Gestión de agenda y citas

· Manejo de bancos. Pagos y control de caja chica. Generación de reporte mensual

· Estar al tanto de los pagos puntuales de servicios como teléfono, celulares, luz, renta, agua, etc.

· Encargada del control de entrega - recepción de herramienta menor.

· Gestionar los viajes de la empresa y realizar seguimiento de itinerarios.

· Facturación, emisión y control de facturas (mantener actualizado reporte de facturación incluyendo pagos correspondientes a facturas/aplicación de pagos). Seguimiento del proceso.

· Atención a la oficina del contador externo. (entrega de control de facturación, bancos, pagos, etc.)

· Solicitud de cotizaciones, equipo y material; tanto insumos de oficina como equipo e insumos para obras.

· Encargada de programar mantenimiento y compra de insumos para el equipo de fotocopiado, impresión y oficinas.

· Mantener agenda organizada de citas de clientes. Reporte diario con programa, cierre y clientes atendidos y por atender.

· Buscar y organizar información solicitada por directivos/gerentes (directores, administrativos, supervisores, etc)

· Gestionar memorandos, informes y documentos solicitados, incluida la información confidencial. Redacción de cartas, documentos, copias, etc.

· Mantener la confidencialidad de la información.

· Filtrar a los visitantes y decidir si pueden reunirse con los directores o no.

· Realizar tareas de oficina, archivos actualizados, desde pagos, control de documentos/seguros de autos, etc.

· Manejo de agenda, buen trato con clientes, internos y externos.

· ALTA RESOLUCIÓN problemas.

· Trabajar bajo presión.

Competencias

- Iniciativa

- Solución de problemas

- Manejo de personal

- Creativo

- Gran habilidad laboral de trabajar en equipo

- Observador de detalles

- Flexible, capaz de adaptarse rápidamente a los cambios

- Habilidad interpersonal

- Comunicación asertiva

- Liderazgo compartido

- Planificar, organizar y coordinar actividades

- Gestión del tiempo

- Autonomía y proactividad

- Responsable y organizado

Capacidades

• Redacción y ortografía profesional.

• Creación de conceptos desde cero y mejorar ideas propuestas por

otros.

• Auto dirigido en proyectos especiales sin necesidad de una

dirección creativa.

• Habilidades de comunicación.

• Manejo de herramientas de cómputo para elaboración de reportes y presentación de avances.

• Manejo de paquetería Office y uso de plataformas, Windows, MacOS, paquete de facturación.

• Habilidades para la elaboración de cartas, oficios y memorándums en su presentación y comunicación.

• Visión de negocio.

Valores y cualidades

Espíritu emprendedor y competitivo

Integridad Honestidad

Equidad Cooperación

Perseverancia Optimismo

Empatía Respeto

Adaptabilidad Disposición

Asertividad Compromiso

Prestaciones de ley / uniforme