Perfil de puesto: Coordinador(a) de Producción BTL

Objetivo del puesto

Garantizar que todos los proyectos. tales como: activaciones, montajes de photo opps, stands, eventos, producción de impresos y producción de artículos promocionales se entreguen cumpliendo estándares de calidad, dentro de los plazos establecidos y acorde a las especificaciones del cliente.

Responsabilidades generales

• Planificar y arrancar la producción de cada proyecto BTL a partir de la recepción de briefs y/o fichas de producción.
• Coordinar la compra de materiales, negociar con proveedores y asegurar tiempos de entrega.
• Elaborar y mantener actualizadas las fichas técnicas y listados de insumos.
• Solicitar y gestionar artes finales con el equipo de diseño.
• Supervisar y presionar a compras y proveedores para garantizar cumplimiento.
• Organizar permisos, listas de personal y pautas de montaje para cada proyecto.
• Registrar y calendarizar todas las actividades en el sistema de gestión CRM (Odoo).
• Realizar checklists de montaje y activaciones antes, durante y después de cada evento.
• Controlar la calidad y cantidades en sitio, documentando faltantes y desviaciones.

Funciones específicas

Preproducción

• Recolectar información visual, cantidades y especificaciones de cada proyecto.
• Definir proveedores asignados y coordinar entregas con el equipo de logística.
• Generar fichas técnicas detalladas para impresión y producción de artículos.

Producción

• Hacer seguimiento de la fabricación de materiales.
• Control de Calidad
• Supervisar los tiempos de entrega de elementos críticos (libros, casco, obsequios).
• Revisar calidad de materiales antes del despacho al venue.

Montaje y logística

• Gestionar permisos y enviar instrucciones a cada proveedor de montaje.
• Coordinar la compra y transporte de insumos faltantes al venue.
• Llevar control diario de avances y reportar al líder de proyecto.

Seguimiento y cierre

• Realizar listas de cotejo (checklists) para cada instalación y activación.
• Actualizar estados y fechas de entrega en Odoo.
• Recopilar retroalimentación de cliente y equipo para lecciones aprendidas.

Competencias y habilidades

• Organización y planificación extrema para múltiples proyectos simultáneos.
• Manejo de Personal.
• Comunicación asertiva y negociación con proveedores.
• Manejo de herramientas de gestión de proyectos (Odoo, Excel).
• Atención al detalle para asegurar calidad y coherencia visual.
• Capacidad de presión y resolución rápida de imprevistos.

Colaboraciones

• Colabora con: equipo creativo, ventas, compras, y logística.
• Interacción frecuente con: proveedores de impresión, montaje y mobiliario y personal interno.

Requisitos deseables

• Licenciatura en Mercadotecnia, Administración o afín.
• Experiencia mínima de 2 años en agencias BTL o producción dentro de la industria de la publicidad.
• Disponibilidad para viajar y trabajar en horarios flexibles.