Resumen del Puesto

Buscamos un/a Analista Administrativo altamente eficiente y orientado/a al detalle para unirse a nuestro equipo. Esta persona será una pieza clave en la optimización de nuestros recursos, asegurando la adquisición de bienes y servicios en las mejores condiciones de costo, calidad y tiempo. Además, gestionará la logística de entrega, administrará las cuentas por pagar y brindará soporte directo a la Dirección General en tareas administrativas y de seguimiento de proyectos.

El candidato/a ideal es una persona proactiva, con una gran capacidad de negociación, análisis y organización.

Responsabilidades Clave

Responsabilidad Principal: Elaboración de Análisis de Costos y Propuestas de Cotización

El/la titular del puesto será responsable de diseñar, implementar y mantener un sistema de análisis de costos en Excel que sirva como herramienta central para la toma de decisiones de la Dirección General. El objetivo es determinar el costo total real de un producto o servicio para generar cotizaciones precisas, competitivas y rentables.

a) Costos de Adquisición: Investigar y documentar activamente los costos de componentes o productos a revender. Esto implica:

• Solicitar y comparar cotizaciones de múltiples proveedores.

• Considerar descuentos por volumen y términos de pago.

• Mantener una base de datos de precios actualizada.

b) Costos Logísticos y de Importación: Calcular todos los costos asociados para llevar los materiales a nuestro almacén o al cliente final.

• Costos de fletes (nacionales e internacionales).

• Aranceles, impuestos de importación y honorarios de agentes aduanales.

• Seguros de transporte y maniobras.

c) Costos de Mano de Obra:

• Colaborar con el área de operaciones y proveedores de servicio para determinar los costos de mano de obra directa (tiempo y tarifa).

• Incluir el costo de cualquier proceso externo (memorias tecnicas, reparaciones, viaticos, etc.)

Estructuración y Análisis en Excel (El Modelo de Costos)

• Sección de Variables: Un área clara para introducir todos los datos de costos, tipos de cambio, porcentajes, descuentos, etc.
• Desglose de Costos: Una estructura detallada que sume todos los componentes para obtener el Costo Directo Total.
• Cálculo de Costo Total: Suma del Costo Directo, Costos Logísticos y la asignación de Costos Indirectos.

Logística de Entrega

• Coordinar la logística para la recolección y entrega de mercancía, asegurando el cumplimiento de los plazos establecidos.

• Dar seguimiento a los envíos y resolver cualquier incidencia que pudiera presentarse durante el transporte.

• Mantener una comunicación fluida con proveedores de transporte y personal de almacén.

Cuentas por Pagar

• Recibir, revisar y registrar facturas de proveedores, asegurando que cumplan con las políticas internas.

• Programar y procesar los pagos a proveedores de manera oportuna.

• Realizar la conciliación de saldos con los estados de cuenta de los proveedores.

• Atender y dar solución a las consultas de proveedores sobre el estado de sus pagos.

Asistencia a la Dirección General

• Realizar el seguimiento de proyectos especiales y tareas delegadas por la Dirección General.

• Manejar información confidencial con la máxima discreción.

• Actuar como punto de enlace entre la Dirección General y otros departamentos de la empresa.

Requisitos y Habilidades

Formación Académica:

• Licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería en telecomunicaciones, Contabilidad, Finanzas, Negocios Internacionales o un campo relacionado.

Experiencia:

• Mínimo de 2 a 3 años de experiencia comprobable en un puesto similar, desempeñando funciones de compras, análisis de costos y cuentas por pagar.

• Experiencia en logística y asistencia administrativa es un plus.

Conocimientos Técnicos:

• Sólido conocimiento del proceso de compras y negociación con proveedores.

• Comprensión de los principios básicos de contabilidad y del ciclo de cuentas por pagar.

• Manejo avanzado de paquetería de Office, especialmente Excel (tablas dinámicas, funciones de búsqueda, análisis de datos).

Competencias y Habilidades Interpersonales:

• Capacidad de Análisis: Habilidad para analizar datos numéricos, identificar tendencias y tomar decisiones basadas en la información.

• Visión Financiera: No solo registrar costos, sino entender el impacto de cada uno en la rentabilidad global del proyecto y la empresa.

• Atención Crítica al Detalle: Un error en un costo unitario o en una fórmula puede llevar a una cotización incorrecta y a pérdidas financieras.

• Pensamiento Estructurado: Habilidad para desglosar un proyecto complejo en sus componentes de costo de manera lógica y ordenada.

• Negociación: Destreza para negociar eficazmente y obtener las mejores condiciones para la empresa.

• Organización y Planificación: Excelente habilidad para gestionar múltiples tareas y prioridades de manera simultánea, cumpliendo con los plazos establecidos.

• Atención al Detalle: Precisión y minuciosidad en la ejecución de todas las tareas, especialmente en el manejo de cifras y documentos.

• Comunicación Efectiva: Habilidad para comunicarse de manera clara y profesional, tanto de forma oral como escrita.

• Proactividad e Iniciativa: Capacidad para anticipar necesidades, proponer mejoras y trabajar de forma autónoma.

Resolución de Problemas: Aptitud para identificar problemas y encontrar soluciones prácticas y eficientes.

Integridad y Confidencialidad: Alto sentido de la ética y capacidad para manejar información sensible.