Información General:

• Puesto: Secretaria
• Área: Administración / Recepción
• Reporta a: Dirección General / Director de Depto. de Administración
• Ubicación: Oficina central de la empresa
• Tipo de contratación: Tiempo completo (Horario: 10:00 am a 6:00 pm)

Objetivo del Puesto: Brindar soporte administrativo y operativo eficiente para asegurar el correcto funcionamiento de la oficina, la adecuada atención a visitantes y la gestión de tareas rutinarias esenciales para la operatividad diaria de la empresa.

Responsabilidades Principales:

Gestión Operativa de Oficina:

• Realizar la apertura y cierre diario de la oficina.
• Administrar y mantener el inventario de insumos de oficina (papelería, café, artículos de limpieza, etc.), gestionando su reposición.
• Supervisar el mantenimiento general y la limpieza del espacio de trabajo, coordinando con los proveedores de servicios correspondientes (limpieza, jardinería, etc.).
• Administrar la caja chica, llevando un registro detallado de ingresos y egresos, y elaborar los reportes correspondientes.
• Custodiar y controlar las llaves generales de la oficina y bodegas.
• Gestionar trámites básicos con proveedores de servicios (ej. CFE, Telmex).
• Recibir, registrar y distribuir la paquetería y correspondencia.
• Coordinar la entrega de café y otros insumos periódicos.
• Registrar gastos y movimientos financieros básicos en el sistema designado (ej. Akaunting), si aplica.

Atención y Recepción:

• Atender de manera amable y profesional a clientes, proveedores, colaboradores y cualquier visitante.
• Gestionar la central telefónica, canalizando llamadas y tomando mensajes.
• Coordinar y agendar citas y reuniones, preparando las salas según sea necesario.
• Gestionar el correo electrónico general de la empresa, filtrando y distribuyendo la información relevante.
• Recibir al personal de limpieza, proveedores y técnicos, y dirigirlos según corresponda.
• Apoyar en la recepción y organización de documentos básicos del personal (ej. justificantes, solicitudes simples), canalizándolos al área de Recursos Humanos.

Administrativo General:

• Apoyar en el alta y mantenimiento de la base de datos de proveedores.
• Recopilar, revisar y organizar facturas para su posterior procesamiento.
• Elaborar, transcribir y dar formato a documentos administrativos diversos (cartas, comunicados, minutas sencillas).
• Mantener organizados los archivos físicos y digitales de la oficina.
• Gestionar y enviar formularios de captura de datos generales o internos.
• Apoyar en coordinación de contrataciones y pagos al depto. de Talento

Habilidades y Competencias Requeridas:

• Excelente organización y atención al detalle.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas de forma simultánea y priorizar.
• Proactividad y actitud de servicio.
• Buenas habilidades de comunicación oral y escrita.
• Manejo de herramientas de oficina (Paquetería Office: Word, Excel, Outlook) y Google Drive.
• Deseable manejo básico de software de contabilidad o gestión (ej. Akaunting para registro de gastos).
• Adaptabilidad y capacidad para trabajar en equipo.
• Discreción, confidencialidad y responsabilidad en el manejo de información.