Objetivo del puesto

Brindar soporte administrativo al laboratorio clínico mediante la atención eficiente a pacientes, gestión documental, seguimiento a proveedores, trámites institucionales y apoyo operativo, garantizando el orden administrativo y contribuyendo a la experiencia positiva del cliente y al cumplimiento normativo.

Responsabilidades

• Atender de forma profesional y amable a pacientes y clientes, resolviendo dudas y brindando información oportuna.
• Gestionar registros administrativos y capturas en el sistema administrativo Pasteur con precisión y apego a procedimientos.
• Realizar procesos de facturación, caja chica y cobros conforme a las políticas internas.
• Coordinar requisiciones, compras, pagos y archivo de documentación relacionada con proveedores.
• Apoyar la operación del laboratorio con gestiones externas y trámites varios.
• Participar en la comunicación digital del laboratorio mediante redes sociales y contenido básico.
• Mantener actualizada la documentación del personal y apoyar en procesos básicos de nómina.
• Atender auditorías y visitas de autoridades conforme a protocolos establecidos.

Actividades Clave

Atención a pacientes y servicio al cliente

• Recepción y atención de pacientes (presencial, telefónica, WhatsApp, redes sociales)
• Realizar cotizaciones a clientes
• Llenado de bitácora de pacientes
• Entrega y envío de resultados (físico y electrónico)
• Hacer llamadas de cobranza a clientes varios
• Impresión de etiquetas para rotular muestras, ordenes de trabajo y órdenes de compra para clientes.

Gestión administrativa y documental

• Captura de pacientes en sistema Pasteur
• Actividades varias en sistema Pasteur (creación de paquetes, modificación de precios, alta de estudios)
• Facturación de estudios a clientes
• Manejo de caja chica, registros y cortes de caja catorcenales

Compras y relación con proveedores

• Solicitar cotizaciones a proveedores
• Elaboración y envío de requisiciones a Dirección para revisión
• Ejecutar compras autorizadas y darles seguimiento
• Solicitar internamente los pagos a proveedores de acuerdo con el vencimiento de facturas

Redes sociales y marketing

• Contestar comentarios en redes sociales y mensajes de usuarios
• Apoyo en la gestión de la creación de contenido para redes sociales
• Subir estados de promociones a WhatsApp

Apoyo en el proceso de nómina

• Descargar reportes de incidencias catorcenales y revisarlo con los colaboradores del laboratorio
• Enviar incidencias revisadas a Dirección para emisión de nómina
• Gestión de los expedientes de personal, para asegurarse que estén completos y actualizados