OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:

Coordinar las actividades de administración que permitan garantizar la utilización efectiva de los recursos de la obra, así como facilitar el flujo de información y apoyo en la gestión administrativa a los procesos críticos

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES:

•Obtención, manejo y control de la información financiera de la obra (CPO, Presupuestos, Matrices, Contratos, Pedidos, Órdenes de compra, presupuestos, adendums, facturas, de todas las contratistas y proveedores involucrados).

•Manejo, control y actualización de toda la información administrativa de la obra.

•Comunicar oportunamente al cliente la información sobre la fuerza de trabajo, last planner, minutas, presupuestos que hayan solicitado, resúmenes de costo de algún concepto, resumen de ordenes de cambio, relaciones en general que soliciten, contactos, información en general.

•Hacer llegar información a todas las contratistas, incluyendo actualizaciones. (avisos, solicitudes, formatos, proyecto, contratos, minutas, etc.)

•Elaborar las actas de entrega de Coordinación dirigidas a clientes, Contratistas y/o proveedores según sea el caso.

•Elaborar las actas finiquito (cierres de contrato y adendums) de cada uno de los Contratistas y hacerlas llegar para la recabacion de firmas.

•Elaboración de cierre de obra final, el cual incluirá el cierre administrativo de cada una de las contratistas involucradas en proyecto; tanto físico como digital.

•Manejo de agenda de actividades del día, la agenda de contactos del personal, proveedores y clientes de la obra

•Monitoreo de pagos a los contratistas involucrados de la obra.

•Archivo y monitoreo de pagos del proyecto (compras/ servicios)

•Facilitar información y documentos al área de Gerencia de Dirección y al cliente

•Recepción de llamadas, visitas y documentación.

•Resguardo de llaves, papelería, abastecimientos, equipos, mobiliario y control de caja chica, etc.

•Control de inventarios de equipos

•Actualizar la información de formatos que se manejen.

•Organización y coordinación de reuniones semanales y/o visitas de obra.

•Auxiliar de jefe de obra de Liverpool dentro del área administrativa.

•Manejo de Drive