Workplace and Administrative Assistant

Gestionar eficientemente las tareas operativas y administrativas de la oficina, garantizando la habilitación de la misma y apoyando en la coordinación y ejecución de los eventos de Empresa o Equipos que se realicen de forma local (dentro o fuera del espacio de trabajo). Debe velar por el buen mantenimiento de la oficina y proporcionar el apoyo necesario a los empleados, staff de oficina, equipo ejecutivo, HR, Finanzas, Facilities, IT, garantizando el cumplimiento de todos los procesos y procedimientos de la oficina

Modalidad de trabajo: presencial

Funciones Generales

• Apoyo administrativo, habilitación de oficinas (gestionar el eficiente funcionamiento general de la oficina
• Apoyar con la gestión de reservas de puestos de trabajo, solicitud de mantenimiento, validación de funcionamiento de equipos periféricos y ergonómicos en la oficina.
• Supervisar personal de apoyo de servicios generales y trabajos que se hagan dentro de la oficina (limpieza, reformas, pintura, instalaciones varias, etc.)
• Contacto directo con dueños/alquiler del edificio, todo lo que sea técnico.
• Administración y gestión de compras de snacks, coordinación y logísticas de eventos, catering, decoración, viajes (apoyo en la coordinación, más no liderando el proceso)
• Ser el punto de contacto local de los empleados para atender sus dudas, inquietudes y feedback del espacio físico en oficinas y el ambiente en general
• Brindar soluciones al feedback/quejas de los espacios físicos de la oficina, mientras esté dentro de su alcance
• Gestionar alta y baja a colaboradores para entrega de tokens y credenciales de accesos a las oficinas y estacionamiento
• Apoyo en ejecución de las actividades locales gestionadas desde HR
• Ser embajadores de la cultura organizacional y por ende reportar cuando se presente algún acto que atente contra la cultura
• Apoyar en la ejecución e ideación de la estrategia de HR
• Supervisar y apoyar BSST en las oficinas, incluida la evaluación de los puestos de trabajo.
• Apoyar en la entrega y recepción de equipos ergonómicos para proceso de onboarding, offboarding o cambios
• Administración y gestión de la caja chica y o tarjeta corporativa
• Coordinar y gestionar pagos administrativos del funcionamiento de la oficina

Requisitos

• Egresado técnico, vocacional o universitario con carreras administrativas o afín
• Manejo de office
• Al menos 1-2 años de experiencia con una posición similar
• Manejo de inglés intermedio
• Experiencia manejando información confidencial
• Experiencia manejando proveedores
• Experiencia con altas en seguro médico

Prestaciones y beneficios adicionales

• Salario competitivo, con un rango de 10,000 a 15,000 pesos mexicanos mensuales.
• Oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional.
• Ambiente de trabajo amigable y colaborativo.
• Programa de capacitación y formación continua.
• Prestaciones de ley y seguro médico.
• Flexibilidad horaria.
• Bonos por desempeño.
• Herramientas y recursos necesarios para realizar las tareas del puesto.