Brindar apoyo integral, oportuno y confidencial a los ejecutivos del grupo, facilitando su operación diaria y la ejecución de sus responsabilidades estratégicas mediante una gestión eficiente de recursos, coordinación efectiva con áreas clave y atención personalizada en temas profesionales y personales, contribuyendo así al cumplimiento de los objetivos institucionales.
Responsabilidades:
Atención ejecutiva desde la propiedad asignada
Brindar soporte en la coordinación de agendas, reuniones y actividades ejecutivas que se desarrollen en la propiedad, manteniendo comunicación constante con los distintos ejecutivos que la utilizan.
Apoyar en la logística y preparación de juntas, eventos y visitas importantes, asegurando la disponibilidad de espacios, materiales y condiciones adecuadas de atención.
Mantener actualizado el calendario de uso de la propiedad y dar seguimiento a los compromisos programados, anticipando necesidades operativas.
Canalizar con discreción solicitudes de servicio, requerimientos especiales o visitas externas.
Participar en tareas administrativas o de soporte fuera del sitio cuando así se le indique.
2. Coordinación logística de insumos y eventos
Dar seguimiento a insumos, materiales y servicios necesarios para el desarrollo de reuniones y eventos (catering, papelería, bebidas, etc.).
Coordinar con proveedores internos y externos para asegurar entregas y servicios en tiempo y forma.
Apoyar en la recepción y atención inicial de invitados, garantizando una experiencia profesional.
Llevar control básico de consumo, gastos menores y necesidades de reposición.
Escalar incidencias logísticas o de operación que interfieran con la agenda ejecutiva.
3. Gestión operativa de la propiedad
Verificar el funcionamiento y cumplimiento de los servicios básicos del inmueble (agua, luz, internet, limpieza, etc.).
Coordinar y dar seguimiento al personal operativo asignado (jardinero, mantenimiento, limpieza), verificando horarios y cumplimiento
Reportar fallas o incidencias estructurales, y coordinar atención técnica con proveedores.
Apoyar en la calendarización y supervisión de servicios preventivos o correctivos.
Recopilar y canalizar pagos, comprobantes y reportes relacionados con el mantenimiento del sitio.
4. Apoyo operativo al equipo de Asistentes Ejecutivas
Brindar soporte a las Asistentes Ejecutivas del grupo en actividades como elaboración de citas, reservaciones, coordinación de vuelos o entregas.
Colaborar en solicitudes personales o profesionales de los ejecutivos, bajo delegación y supervisión del equipo titular.
Dar seguimiento a pendientes menores asignados por el equipo, contribuyendo al orden y cumplimiento de tareas.
Participar en tareas logísticas o administrativas complementarias que fortalezcan el trabajo del equipo.
Mantener absoluta discreción, actitud de servicio y disposición para apoyar en diferentes frentes de forma proactiva y ordenada.
Requisitos:
Escolaridad mínima: Licenciatura concluida en áreas administrativas, relaciones públicas, hospitalidad, ingeniería industrial, psicología organizacional o afines.
Idiomas: inglés intermedio-avanzado indispensable
Conocimientos deseables:
Manejo intermedio de herramientas de oficina, principalmente Excel, PowerPoint y Outlook.
Uso intermedio de plataformas de reservaciones, gestión de agendas o coordinación de eventos.
Familiaridad con sistemas de seguimiento de tareas, bases de datos administrativas o herramientas colaborativas (ej. Google Workspace, Teams, Trello, etc.).
Experiencia Previa: (3 a 5 años de experiencia)
Experiencia comprobable brindando soporte a ejecutivos o equipos directivos en entornos profesionales exigentes.
Coordinación de logística de reuniones, viajes nacionales e internacionales, eventos y atención de invitados.
Gestión de agendas complejas, trámites personales y profesionales, y resolución de imprevistos de forma autónoma.
Atención a proveedores, trámites de pagos, coordinación de servicios y mantenimiento de inmuebles.
Manejo de plataformas de reservaciones, comunicación en inglés con proveedores, elaboración de reportes y control de gastos.
Deseable experiencia operando desde espacios ejecutivos o propiedades utiliza
Recuerda que ningún reclutador puede pedirte dinero a cambio de una entrevista o un puesto. Asimismo, evita realizar pagos o compartir información financiera con las empresas.