OFFICE MANAGER (Recepción y administración de oficina)
En 121, valoramos la importancia de contar con un entorno de trabajo organizado y eficiente para alcanzar nuestros objetivos empresariales.
Buscamos a una persona dinámica, proactiva, orientada a las personas y a la hospitalidad para unirse a nuestro equipo y liderar las operaciones diarias de nuestra oficina y clientes internacionales.
El objetivo principal del puesto es crear y mantener un ambiente de trabajo agradable y eficiente garantizando el funcionamiento sin problemas de la oficina y contribuyendo a mejorar los procedimientos y operaciones diarias de la empresa.
Requisitos
- Experiencia como asistente administrativo, auxiliar administrativo, recepción o afín.
- Actitud de servicio y orientado a objetivos.
- Altamente organizado.
- Manejo de MS Office (MS Excel y MS Outlook en particular).
- Experiencia con uso de correo Gmail, y aplicaciones como Calendar, Google meet, Drive.
- Proactivo, con iniciativa y soluciones rápidas.
- Excelente criterio para tomar desiciones.
- Independiente, que pueda comprender las indicaciones y accionar rapido para lograr el resultado.
- Altamente etico y honesto.
TU DÍA A DÍA
- Control, organización y seguimiento de los servicios de la oficina en tiempo y forma.
- Dar atención presencial o vía telefónica a colaboradores, clientes, proveedores y candidatos.
- Gestionar el mantenimiento, control y reparación de mobiliario e instalaciones.
- Administrar la comunicación interna de la empresa a través de chat interno, grupo de facebook y correo electrónico.
- Creación y posteo de nuevos ingresos, cumpleaños, reconocimientos, promocion y fechas importantes en grupo de Facebook.
- Realizar el inventario, solicitud, seguimiento y recepción de suministros de oficina y papelería.
- Gestionar el presupuesto general de su área.
- Asegurar eficiencia de la oficina mediante la planificación e implementación de procesos.
- Apoyar al personal de RH en la logística y seguimiento de actividades del departamento, así como eventos empresariales y conferencias.
- Apoya en la creación de expedientes.
- Brindar atención y seguimiento a consultas de los colaboradores.
- Apoyar en las actividades relacionadas con la incorporación de nuevos ingresos, asegura dar a conocer politicas de uso de instalaciones.
- Seguimiento a iniciativas de la oficina, sustentabilidad y reciclaje, carpool, 121 Cares, etc
- Apoyo en buscar proveedores y solicitar cotizaciones.
- En conjunto con el CHRO, diseñar, actualizar e implementar de políticas y normas de la oficina fisica.
- Asignación y control de Sillas y locker para todo el personal de 121
- Movimientos de Altas y bajas de seguro de gastos médicos mayores y comunicación a empleados.
- Asegura la calidad de entregables/servicios de proveedores.
- Liderar al equipo de limpieza.
- Coordina capacitaciónes para protección civil, brigada de seguridad.
UBICACIÓN
Circuito San Carlos 308-23, San Juan de Ocotán, Zapopan Jalisco. Atras de la central camionera de Zapopan, entre Vallarta y Aviación.