Especialista Administrativo
Aquí está la oportunidad que buscas para transformar tu vida y la de los demás.
Nuestra universidad forma parte del top 10 de las mejores universidades de América Latina y del top 50 de las mejores universidades privadas del mundo, de acuerdo al QS World University Ranking.
Nuestra visión es formar líderes con espíritu emprendedor, sentido humano y competitivos internacionalmente. Contamos con una oferta educativa de más de 100 programas de carreras profesionales, maestrías, doctorados y bachillerato, con los que atendemos a 95 mil alumnos en 31 campus y 16 oficinas de enlace internacional.
En esta posición el reto principal es que se cuenta con un especialista que tenga como misión resolver situaciones relacionadas con detalles administrativos y de relación con profesores y personas externas al departamento o programa, que no pueden ser autogestionables.
Las actividades a realizar son:
- Tramitar viajes para profesores y conferencistas externos (hotel, viáticos, hospedaje y transportaciones).
- Organizar la logística de eventos institucionales dentro y fuera del departamento.
- Reservar espacio, contratar alimentación, obtener los materiales y equipo necesario.
- Asesorar a los profesores para realizar su comprobación de gastos de viaje (caso necesario), en el caso de extranjeros realizar la comprobación de viáticos.
- Apoyar en la preparación de la documentación para el desarrollo de proyectos de los programas académicos, como por ejemplo la certificacion de CONACyt.
- Atender vía telefónica como los detalles que surjan en atención al apoyo a los profesores y al personal externo.
- Realizar la reservación de salones y salas en los Campus para las clases de los profesores.
- Realizar y dar seguimiento a las cestas de compras de la división.
- Tramitar los pagos a proveedores.
- Pagar a proveedores extranjeros (orden de compra / entrada a almacén / carga de factura en el sistema de pagos).
- Pagar a profesores por honorarios / facturas (ventanilla única).
Resultados esperados:
- Asegurar que los profesores y conferencistas externos cuenten con sus reservaciones en tiempo y forma, y los lugares en donde participarán esten habilitados con lo necesario.
- Asegurar que la logística de los eventos del departamento se desarrolle sin inconvenientes, y en caso de que surjan situaciones inesperadas, cuente con la experiencia para resolverlos.
- Asegurar que las comprobaciones de gastos de profesores nacionales y extranjeros se realizan en tiempo y forma.
- Asegurar que las salas y salones para profesores estén disponibles y cuenten con lo necesario cuando se necesitan.
- Asegurar que las cestas de compras se realizan en forma adecuada, y que los proveedores entreguen lo establecido.
- Asegurar el pago puntual a proveedores, profesores extranjeros y por honorarios, y tarjetas institucionales.
Este puesto es para ti si:
Carrera Técnica, de ser posible licenciatura
Paquetería básica de Microsoft Office
Experiencia previa de por lo menos 2 años como administrativo
Comunicación efectiva y empática, capacidad para trabajar bajo presión, habilidad para aplicar diversas herramientas computacionales para el manejo y análisis de información, facilidad de palabra y capacidad para trabajar colaborativamente.
Ingles intermedio/avanzado
Si eres una persona que crea ideas y las hace realidad, rompe paradigmas, toma riesgos, y aprende de los errores si estás dispuesto a impulsar cambios y transformar a México a través de la educación, este es el lugar que estás buscando.
Ubicación: Monterrey, Nuevo Leon
En el Tecnológico de Monterrey actuamos bajo un principio de igualdad de oportunidades. Por ello no discriminamos por edad, origen étnico, nacionalidad, género, orientación sexual, estado civil, condición social, estado de salud, creencias religiosas, doctrina política o discapacidad
