Después de la larga y difícil —incluso a veces tediosa— labor de un proceso de reclutamiento y selección, es decir, una vez que ya tienes al talento que se unirá a las filas de la empresa, vienen otras tareas administrativas.

Las empresas están obligadas a ofrecer las prestaciones de ley —como su nombre lo indica—, entre las cuales destaca la seguridad social, la cual consiste en incorporar a los trabajadores al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para poder recibir atención médica gratuita —recordemos que el colaborador recibe este beneficio gracias a su aportación vía nómina.

¿Cómo incorporar a los empleados al IMSS?

A partir de que se da por iniciada la relación laboral —la fecha establecida en el contrato—, se extiende un plazo de 5 días hábiles para dar de alta al empleado. Por lo regular, es un trámite muy sencillo que se puede realizar a través del IDSE —el portal web del IMSS para las empresas—; sin embargo, cuando los empleados tienen varios nombre o es muy largo, los campos del portal pueden ser insuficientes, lo que se traduce en la imposibilidad de incorporar a tu colaborador.

¿Qué hago en esto casos?

Cuando no puedes capturar correctamente los datos del empleado, aparece una ventana con el mensaje “El nombre completo incluyendo los apellidos es demasiado grande”, el proceso vía electrónica no será posible, por lo que tendrás que acudir a la oficina de la subdelegación del IMSS correspondiente.  

Este trámite debe realizarlo el representante legal o la persona que cuente con el poder necesario para estos procedimientos, y, por supuesto, llevar los papeles necesarios:

  • Copia de la escritura constitutiva o documento que acredite a la persona para realizar el trámite.
  • Tarjeta Patronal.
  • Copia del contrato laboral.
  • Documento que acredite que no fue posible realizar el registro vía internet (una impresión de pantalla del mensaje).
  • Formato AFIL-02 con la información adicional que requiere (nombres de los padres, domicilio del trabajador así como su firma y la del patrón o su representante legal).
  • Hoja membretada con un escrito dirigido al IMSS donde solicitas la inscripción del colaborador (debe incluir los datos de la empresa y del trabajador).

El IMSS proporciona un aviso afiliatorio de la alta correspondiente, sin embargo también genera un cargo administrativo a los patrones.

¿Qué pasa si no hago la afiliación a tiempo?  

Si antes de que presentes el aviso de la alta de tu colaborar se presenta un riesgo de trabajo, se generará la imposición de un capital constitutivo, y el patrón tendrá la obligación de pagarlo.

Es decir, si antes de que realices el aviso de la inscripción del trabajador, éste sufre de un accidente de trabajo y requiere del uso de los servicios médicos del IMSS el patrón deberá hacerse cargo de todos los gastos. Por ejemplo: si el empleado tuviera que ser internado en el hospital, el IMSS le cobraría al patrón los gastos por cada día que el empleado esté hospitalizado.

Por lo que te recomendamos realizar este trámite lo antes posible.

Autor: Verónica González

Escribo porque ser Maestro Pokémon no era una opción. Cualquier parecido con la ficción, es mera realidad.

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