Gestionar y coordinar las actividades del área de recepción, asegurando que las operaciones diarias se realicen de manera eficiente, profesional y alineada con los estándares de servicio al cliente de la organización.
1. Supervisión del personal de recepción
- Supervisar y dirigir al equipo para garantizar que brinden un servicio al cliente.
- Asignar tareas diarias y asegurar que el personal cumpla con los procedimientos y normas establecidas.
- Capacitación, apoyo y retroalimentación continua al equipo, asegurando el desarrollo profesional y la eficiencia operativa.
- Realizar evaluaciones de desempeño del personal , tomar acciones cuando sea necesario.
2. Gestión del flujo de clientes y visitantes
- Asegurarse de que los visitantes sean recibidos cordialmente y dirigidos al lugar o persona adecuada.
- Controlar el registro de visitas, asegurando que se mantengan registros precisos y actualizados de entradas y salidas.
3. Resolución de problemas y atención al cliente
- Resolver cualquier queja o situación que pueda surgir con los visitantes.
- Asegurar que todas las necesidades de los clientes sean atendidas y ofrecer asistencia cuando sea necesario.
- Ser el primer punto de contacto en situaciones de emergencia, coordinando con el personal adecuado según corresponda.
4. Cumplimiento de procedimientos y políticas
- Asegurarse de que todos los procedimientos, lineamentos y practicas internos se sigan correctamente, como el manejo de información confidencial, registro de visitantes, y otros protocolos establecidos.
5. Elaboración de informes y administración de documentación
- Mantener y organizar informes y otros aspectos operativos.
6. Gestión de sistemas tecnológicos
- Supervisar el funcionamiento adecuado de los sistemas informáticos y de comunicación utilizados, como software, sistemas telefónicos, y herramientas de correo electrónico.
- Asegurarse de que las herramientas tecnológicas estén actualizadas y operativas.
12. Gestión de relaciones interpersonales
- Servir como punto de contacto entre la recepción y otros departamentos o partes de la organización, garantizando una comunicación fluida.